Nel corso degli ultimi anni abbiamo assistito a una radicale trasformazione del project management. Raggiungere specifici risultati entro determinati vincoli di tempo, non è più un lusso per pochi ma una competenza trasversale che deve far parte dello starter pack di tutti quei professionisti che vogliono veder crescere la propria attività. È così per chi lavora come dipendente ed è lo stesso per i freelance.
Tra i motivi più importanti che rendono necessaria una riflessione sul project management troviamo l’evoluzione delle tecnologie, la crescita del lavoro da remoto e la conseguente necessità di riorganizzare ruoli e responsabilità in azienda.
Il project management ha bisogno di essere ripensato e adattato ai nuovi scenari aziendali. E qual è il punto di partenza? Le persone. Sì, le persone. Non i processi, i flussi, i software, ma le persone, la loro relazione e comunicazione.
Giulia Bezzi, nel libro “Project Manager. Gestire il caos creativo, eliminare lo stress e aumentare l’efficienza“, edito da Apogeo, propone una rilettura in chiave contemporanea di questa disciplina, offrendo ai lettori la possibilità di accedere a un approccio nuovo, strategico ma soprattutto concreto.

Nel testo, l’autrice propone numerosi spunti pratici e applicabili nell’immediato, perfetti per chi vuole migliorare sia la produttività che la gestione dei flussi di lavoro.
Il punto di partenza è il “caos creativo” che caratterizza molti contesti lavorativi. Da un lato, la creatività – che spesso nasce in modo spontaneo e disordinato – rappresenta la linfa vitale di progetti innovativi; dall’altro lato, questo fermento rischia di trasformarsi in disordine se non viene incanalato correttamente. Bezzi illustra come il project management non significhi imporre regole asfissianti, bensì fornire una struttura che sostiene la creatività e la trasforma in risultati tangibili, riducendo al contempo lo stress e aumentando l’efficienza.
Uno dei meriti del manuale è l’attenzione a esempi e casi di studio, grazie ai quali il lettore non resta impantanato in teorie astratte, ma può toccare con mano il potere di una gestione ordinata e strategica dei progetti. Pianificazione strategica, sviluppo del pensiero critico, gestione del tempo e ottimizzazione del lavoro di squadra sono gli elementi chiave che spiccano nelle pagine del libro e che l’autrice tratta con chiarezza e passione.
Bezzi chiarisce inoltre un punto fondamentale: l’introduzione graduale di nuove modalità di lavoro non è un aspetto negativo ma un elemento che può esercitare un impatto positivo sia sul singolo individuo che sulle potenzialità e i risultati ottenuti dalla compagine aziendale, grazie anche alla capacità di condividere in modo consapevole l’obiettivo finale.
Molti professionisti nutrono ancora un certo scetticismo nei confronti di metodologie e tool di project management, perché pensano, in maniera erronea, che siano richieste competenze specialistiche e che, in fondo, sia una procedura capace di complicare il proprio lavoro. Di capitolo in capitolo si corregge questa convinzione, fornendo una serie di strumenti e metodi utili a risolvere problemi, migliorare la comunicazione e sviluppare un mindset critico.
È necessario adeguarsi ai tempi che cambiano e per farlo occorre comprendere che “fare project management” non vuol dire soltanto rispettare scadenze e budget ma anche cambiare mentalità e promuovere una cultura aziendale basata sulla collaborazione, la responsabilità condivisa e la capacità di essere propositivi.
Con questo cambio di prospettiva, il lavoro è più sostenibile, meno stressante e, soprattutto, più remunerativo nel lungo periodo. La ragione è chiara: un team che sa gestire progetti in modo strutturato raggiunge gli obiettivi in maniera più rapida ed efficace.
Consiglio la lettura di “Project Manager. “Gestire il caos creativo, eliminare lo stress e aumentare l’efficienza” a chiunque voglia scoprire o approfondire i temi più concreti ed efficaci del project management per integrarli nello svolgimento della propria professione. Ideale per manager, imprenditori, dipendenti di qualsiasi livello e perché no, anche freelance. È una lettura consigliata a tutti coloro che aspirano a fare di più e meglio per migliorare se stessi e la propria professione.
Nell’invitarvi a leggere il libro, pubblico a seguire un’intervista all’autrice sui temi che più mi hanno incuriosito.

Nel tuo libro parli di “caos creativo”: come possiamo bilanciare lo slancio creativo necessario per l’innovazione con la necessità di rispettare scadenze e budget?
Bellissima domanda! Grazie. Imparando fin da subito a gestire la nostra organizzazione, per primi, senza aspettare ci vengano calati dall’alto dei processi. Ognuno di noi dovrebbe pensare a quali sono le nostre inefficienze e allenarci per evitare impattino negativamente sul nostro lavoro quotidiano. Non tutte le aziende sanno far fronte alle problematiche delle persone, inutile dirsi il contrario, ma se partissimo già con un nostro ordine mentale potremmo favorire il business ed essere di grande supporto alle nostre realtà.
Io consiglio sempre di imparare dalla gestione della propria agenda per aree così da avere spazi definiti per pensare e produrre, comprendendo anche quali sono i momenti più produttivi per determinate attività. Dopodiché, bisogna saper imporre il rigore ove possibile.
Quante volte ci siamo trovati ad essere ingaggiati in momenti in cui eravamo su altro? Ecco, poter dire “questa volta ci sono, dalla prossima, vorrei essere avvisata entro il…” è un passo complesso ma riporta tutti all’ordine.
Non bisogna aver paura di dire la propria, essere di supporto nell’organizzazione, far comprendere che si necessitano di tempi senza intoppi per produrre correttamente al fine di non bucare scadenze o erodere margini.
Sottolinei l’importanza delle persone e della comunicazione nei progetti: quali suggerimenti pratici daresti per migliorare la collaborazione tra team che lavorano da remoto o in modalità ibrida?
Nel capitolo 9 del mio libro riporto alcuni degli strumenti di project management che ho usato e utilizzo per gestire il mio lavoro anche da remoto. Non possiamo più permetterci di farne a meno, secondo me, e grazie all’implementazione delle AI abbiamo davvero la possibilità di lavorare con team ovunque e comunque.
Dopodiché servono assolutamente delle procedure definite e condivise perché tutti siano coscienti, non solo di come va utilizzato un determinato strumento, ma di come si vuole utilizzare, dando il tempo ai team di avere il tempo per compilare correttamente tempi di produzione, GANTT, documentazione di progetto. Perché poi, alla fine, il fallimento dell’organizzazione a distanza, e non solo, è la mancanza del dato per la valutazione del progetto.
Uno degli ostacoli più comuni è lo scetticismo verso i tool e le metodologie di project management. Quali consigli daresti per superare queste resistenze e far capire il valore aggiunto del tuo approccio?
Hai ragione e mi stizzisce. Dovremmo poter andare in gita, ogni anno, in un’azienda Lean per capire quanto queste metodologie salvano il benessere aziendale.
Per il mio libro sono venuta a contatto con Aziende e persone incredibili, quando sono entrata in Carel Industries S.p.A. (che ancora ringrazio perché sono stati tutti incredibilmente generosi nei miei confronti e invito a seguirli ovunque vadano) ho vissuto un momento di grande consapevolezza. La prima fra tutte: il pesce puzza dalla testa.
È un percorso che deve essere chiarissimo al Board e al Top Management. Se lo scetticismo proviene dall’alto è durissima scamparla. Ma siamo in un periodo industriale complesso, se non impariamo a gestire le Aziende, anche la più piccola, con l’uso di tool e del project management qb il business non potrà che essere fallimentare. Ovviamente se è un business che si basa su qualcosa di concreto.
Il libro propone un metodo per “fare project management” anche senza competenze specialistiche. Quali sono i primi passi che un professionista potrebbe compiere per avvicinarsi a questa disciplina in modo semplice e concreto?
Prendersi il mio libro? Scontato? Scherzi a parte. Io seguirei con cura il sito e le attività di pmi, Project Management Institute, c’è un corso di Google Coursera interessante da cui trarre ispirazione e di Italiano (ci tengo molto) su Carriere.it c’è colui che ha curato la mia prefazione Walter Romano con un corso evergreen in merito.
Da lì in poi, ogni sito dei tool che sono presenti nel mio capitolo 9, ha dei blog e dei contenuti social veramente interessanti per ispirarsi.
Dopodiché, mani in pasta, se si riesce supporto consulenziale per il primo periodo e, magari, durante l’anno per un audit della situazione, e via!
Metti in rilievo la necessità di un cambio di mentalità: come si può promuovere un vero cambiamento culturale in azienda, evitando che il project management sia solo un insieme di procedure?
Caspita, quanta fiducia hai in me? Io e te sappiamo bene che tutto ciò che è ricerca nasce da una necessità. Se, fino a qualche tempo fa, ti avrei detto che si doveva stimolare questo bisogno; adesso, invece, anche Google Trends mostra una crescita dell’intento di ricerca (non posso dimenticare certo da cosa provengo) e sono certa che tu possa darmi dati ancora più precisi in merito.
Per cui, credo, che il cambio di mentalità sia alle porte senza doverlo spingere.
Il consiglio che darei è quello che il project management insegna: non esageriamo. Dobbiamo condividere con le nostre persone ciò che davvero serve all’Azienda per monitorare i processi.
Dobbiamo lavorare con chi ha sempre le mani in pasta.
Dobbiamo ricordare, se siamo ai vertici, che bisogna aver voglia di ascoltare le persone che abbiamo scelto per portare solidità all’Azienda.
Io, ho un ricordo bellissimo delle persone che mi hanno insegnato ad avere il DNA da PM: passavano più tempo a osservare e ascoltare le persone di reparto che a spingere tasti del PC.
Le Aziende sono fatte di persone, si parla di capitale umano, sono la leva unica e fondamentale, anche quando ci sono millemila automazioni, e se non è organizzata non porta beneficio.
Ricordo poi, che è meglio che il cambio di mentalità avvenga dall’alto perché quando avviene dalle masse si chiama Rivoluzione e non dovrebbe servire per gestire bene un’Azienda no?