Nella frenesia della vita quotidiana basta un attimo di distrazione per inviare una mail di lavoro contenente un refuso o un errore. In questi casi per risolvere il problema si consiglia di inviare subito dopo una errata corrige email, per trasformare anche il più banale degli errori in opportunità.
Data la frequenza di invio di questa tipologia di email abbiamo deciso anche qui su 4Writing di trattare l’argomento, spiegando cosa è una email di errata corrige e come scriverla. Pronto a saperne di più?
Cosa è una errata corrige email? Significato
Una “errata corrige email” è un messaggio inviato per correggere errori o imprecisioni presenti in un’email precedentemente inviata. Il termine “errata corrige” deriva dal latino e significa “correggi gli errori”. Questo tipo di email è utilizzato per rettificare informazioni errate, fornire aggiornamenti o chiarire malintesi che potrebbero essere sorti a causa del messaggio originale.
Ecco alcuni punti che potresti includere in una errata corrige email:
- Oggetto dell’email: Deve essere chiaro che si tratta di una correzione, ad esempio: “Errata corrige: [Oggetto dell’email originale]”.
- Riferimento all’email originale: Menzionare l’email originale e la data di invio per contestualizzare la correzione.
- Descrizione dell’errore: Indicare chiaramente l’errore o gli errori presenti nell’email originale.
- Correzione: Fornire la versione corretta delle informazioni.
- Scuse: È spesso utile includere delle scuse per l’errore, dimostrando attenzione e rispetto per i destinatari.
Esempio di errata corrige email:
Oggetto: Errata corrige: Dettagli dell’incontro di lunedì
Gentili colleghi,
Vi scrivo per correggere un errore contenuto nella mia email precedente inviata il [data]. Nell’email originale, ho indicato erroneamente che l’incontro si terrà lunedì 12 giugno. La data corretta dell’incontro è mercoledì 14 giugno.
Mi scuso per qualsiasi inconveniente che questo errore possa aver causato.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Inviare una errata corrige email tempestivamente aiuta a mantenere la trasparenza e la fiducia tra te e i destinatari.
Quando inviare una errata corrige mail e come scriverla?
Inviare una errata corrige email è appropriato in diverse situazioni, specialmente quando l’errore potrebbe avere un impatto significativo sui destinatari. Ecco alcune circostanze comuni in cui inviare una errata corrige è necessario:
- Errori di data, orario o luogo: Se hai fornito informazioni sbagliate su appuntamenti, riunioni, eventi, scadenze o indirizzi.
- Errori di contenuto: Se hai inviato dati, cifre, istruzioni o informazioni che sono errate o fuorvianti.
- Errori di destinatario: Se hai inviato l’email a persone sbagliate o hai incluso destinatari che non avresti dovuto.
- Errori tecnici: Se l’email contiene link non funzionanti, allegati mancanti o errori di formattazione che ne compromettono la leggibilità o la fruibilità.
Come scrivere una errata corrige email
Oggetto dell’email:
- Deve essere chiaro che si tratta di una correzione. Esempi: “Errata corrige: [Oggetto dell’email originale]”, “Correzione: [Oggetto dell’email originale]”.
Corpo dell’email:
- Saluto:
- Usa un saluto appropriato come “Gentili colleghi,” o “Caro [Nome],”.
- Riferimento all’email originale:
- “Vi scrivo in riferimento alla mia email inviata il [data] riguardo [oggetto dell’email originale].”
- Descrizione dell’errore:
- “Nell’email originale, ho commesso un errore nell’indicare [specificare l’errore].”
- Correzione:
- “La versione corretta dell’informazione è la seguente: [fornire l’informazione corretta].”
- Scuse:
- “Mi scuso per qualsiasi inconveniente che questo possa aver causato.”
- Chiusura:
- Usa una chiusura professionale come “Cordiali saluti,” seguita dal tuo nome e, se appropriato, dal tuo titolo e contatto.
Consigli pratici:
- Tempestività: Invia la correzione il prima possibile per minimizzare gli eventuali disagi causati dall’errore.
- Chiarezza e precisione: Assicurati che la correzione sia chiara e che non generi ulteriori confusione.
- Tono appropriato: Usa un tono professionale e rispettoso, indipendentemente dalla natura dell’errore.
- Follow-up: Se necessario, offri ulteriori chiarimenti o un contatto per eventuali domande.
Come trasformare la mail di errata corrige in un’opportunità?
Trasformare una errata corrige email in un’opportunità può contribuire a rafforzare la fiducia, mostrare la tua professionalità e persino migliorare le relazioni con i destinatari. Ecco come farlo:
1. Dimostrare trasparenza e responsabilità
- Riconoscere l’errore: Essere onesti e trasparenti sull’errore dimostra integrità.
- Assumere la responsabilità: Prendersi la responsabilità dell’errore senza scaricare la colpa.
2. Mostrare prontezza e proattività
- Correggere tempestivamente: Inviare la correzione il più rapidamente possibile per dimostrare reattività e attenzione.
- Offrire soluzioni: Se l’errore ha causato problemi, proporre soluzioni o alternative.
3. Rafforzare la comunicazione
- Ringraziare i destinatari per la comprensione: Mostrare gratitudine può migliorare il rapporto.
- Includere informazioni aggiuntive: Utilizzare l’email per fornire ulteriori dettagli utili o aggiornamenti rilevanti.
4. Promuovere ulteriori opportunità
- Offrire un valore aggiunto: Aggiungere un piccolo bonus o un’offerta speciale come segno di buona volontà.
- Invitare a future interazioni: Usare l’email per promuovere eventi, webinar o incontri futuri.
Esempio di errata corrige email trasformata in un’opportunità:
Oggetto: Errata corrige: Dettagli dell’incontro di lunedì e nuove opportunità
Gentili colleghi,
Vi scrivo in riferimento alla mia email inviata il 3 giugno riguardo i dettagli dell’incontro di lunedì.
Nell’email originale, ho erroneamente indicato che l’incontro si terrà lunedì 12 giugno. La data corretta dell’incontro è mercoledì 14 giugno alle 15:00 nella sala riunioni B.
Mi scuso per qualsiasi inconveniente che questo possa aver causato e vi ringrazio per la vostra comprensione.
Opportunità di aggiornamento:
Durante l’incontro di mercoledì, presenteremo non solo gli aggiornamenti previsti, ma anche una breve sessione Q&A sulle recenti modifiche aziendali. Vi invitiamo a preparare le vostre domande per rendere la sessione il più utile possibile.
Promozione speciale:
Inoltre, per ringraziarvi della vostra pazienza, siamo lieti di offrirvi un accesso anticipato al nostro nuovo tool di gestione del progetto, che sarà presentato ufficialmente la prossima settimana. I dettagli su come accedere saranno condivisi durante l’incontro.
Grazie ancora per la vostra comprensione e collaborazione. Non vediamo l’ora di vedervi mercoledì.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Titolo]
[Contatto]
E tu, quanto spesso ti trovi a inviare mail aggiuntive per correggere un errore e come lo fai? Raccontacelo nei commenti!