Il comunicato stampa è uno strumento fondamentale per le aziende, le organizzazioni no-profit, le istituzioni pubbliche e persino i professionisti. Se ben realizzato, permette di attirare l’attenzione dei media e del pubblico su notizie rilevanti, lanci di prodotti, eventi, risultati aziendali e molto altro. In questo articolo vedremo in dettaglio tutto ciò che riguarda il comunicato stampa: come pianificarlo, come scriverlo in modo professionale, come inviarlo e a chi, e vedremo anche alcuni modelli ed esempi pratici.
1. Che cos’è un comunicato stampa e perché è importante
Un comunicato stampa (o press release) è un documento scritto e diffuso con l’obiettivo di informare i giornalisti (o i destinatari di rilievo nel panorama mediatico) riguardo a una specifica novità o iniziativa. Lo scopo è quello di fornire informazioni chiare, rilevanti e notiziabili, nella speranza che la notizia venga ripresa e pubblicata sui media tradizionali (giornali, TV, radio) e/o sui media digitali (portali di settore, blog, riviste online).
I principali vantaggi di un comunicato stampa ben fatto sono:
- Creazione di interesse e reputazione: Aiuta a far conoscere la propria attività, costruendo credibilità e autorevolezza.
- Visibilità mediatica: Offre l’opportunità di essere citati su giornali, siti web, radio e TV.
- Fidelizzazione dei contatti: Mantenere i media aggiornati su ciò che sta succedendo all’interno della propria organizzazione rafforza i rapporti.
- Posizionamento: Attraverso comunicati ripresi online (ad esempio su siti specializzati) si può migliorare il posizionamento del proprio brand anche sui motori di ricerca.
2. Prima di scrivere: la pianificazione del comunicato stampa
Prima ancora di iniziare a scrivere, è importante pianificare. Porsi le domande giuste può fare la differenza tra un comunicato poco interessante e uno che cattura l’attenzione.
- Definire l’obiettivo: Qual è lo scopo del comunicato? Annunciare un nuovo prodotto, promuovere un evento, comunicare un cambiamento interno, condividere risultati finanziari?
- Individuare il pubblico di riferimento: A chi è diretto il comunicato? Giornalisti specializzati in economia, lifestyle, tecnologia, settore sanitario, sport…? Oppure blogger e influencer di uno specifico mercato di nicchia?
- Scelta del momento giusto (timing): Quando è meglio inviare il comunicato perché abbia più probabilità di essere preso in considerazione? Evitare, ad esempio, orari e giorni poco favorevoli (come alcuni weekend, festività, orari serali) se si desidera massima visibilità.
- Strutturare il messaggio: Quali sono i fatti e i dati principali da comunicare? Che taglio dare alla notizia (istituzionale, informativo, emozionale, creativo)?
3. Come scrivere un comunicato stampa
3.1 La struttura fondamentale
Un comunicato stampa ben costruito segue generalmente una struttura piuttosto rigida e riconoscibile dai giornalisti, che si aspettano di trovare rapidamente le informazioni più importanti. Ecco i principali elementi:
- Intestazione (header) e logo: In alto, inserire il logo o l’intestazione dell’azienda/organizzazione. Spesso qui si includono i riferimenti essenziali: nome dell’azienda, contatti e l’indicazione “Comunicato stampa”.
- Titolo (headline): Deve essere chiaro, conciso, impattante e in grado di catturare l’attenzione. Idealmente, tra le 6 e le 12 parole, non troppo lungo. È la frase che fa capire di cosa tratta il comunicato.
- Sottotitolo (subhead): Facoltativo, ma utile per aggiungere un dettaglio chiave o un’angolazione interessante rispetto al titolo, fornendo ulteriori informazioni.
- Data e luogo: Indicare la città e la data in cui il comunicato viene emesso. Ad esempio: “Milano, 30 gennaio 2025”.
- Lead (incipit): Il primo paragrafo deve rispondere alle 5W del giornalismo anglosassone (Who, What, When, Where, Why) – in italiano potremmo tradurle con Chi, Cosa, Quando, Dove, Perché.
- Corpo del testo: Sviluppare in modo più dettagliato la notizia. È importante mantenere uno stile professionale e conciso, evitando fronzoli e autoreferenzialità eccessiva. Includere dati, statistiche, informazioni rilevanti e soprattutto citazioni (quote) di persone chiave (CEO, responsabili di progetto, ecc.).
- Conclusione e call to action: Chiudere il comunicato con un paragrafo di sintesi che riassuma il messaggio principale e, se necessario, includere un invito all’azione (per esempio, partecipare a un evento, visitare un sito web, contattare per ulteriori informazioni).
- Sezione “Chi siamo” (boilerplate): Breve descrizione istituzionale dell’azienda/organizzazione, con informazioni su storia, mission, servizi e prodotti.
- Contatti stampa: Inserire i riferimenti della persona o dell’ufficio stampa responsabile (nome, email, numero di telefono, eventuali profili social o pagina web).
3.2 Stile e linguaggio
- Semplicità e chiarezza: Utilizzare frasi brevi, ben strutturate. Evitare gergo troppo tecnico o acronimi incomprensibili.
- Oggettività: Un comunicato stampa non è un testo pubblicitario. Evitare espressioni eccessivamente enfatiche (“il miglior prodotto di sempre…”); puntare a un tono informativo e credibile.
- Precisione: Verificare i dati, le date, le statistiche e le dichiarazioni. Un errore può comprometterne la credibilità.
- Lunghezza: Di norma, il comunicato non dovrebbe superare una pagina, o al massimo una pagina e mezzo in casi particolari (eventi molto articolati, bilanci aziendali).
4. Come inviarlo e a chi
4.1 La lista contatti (media list)
La diffusione del comunicato stampa ha successo solo se inviata alle persone giuste. Per questo è cruciale avere (o creare) una lista di contatti accurata e mirata:
- Giornalisti di settore: Se l’argomento è tecnologico, individuare testate, blogger e magazine specializzati.
- Giornalisti locali: Se la notizia ha un impatto locale o regionale, contattare le testate locali (giornali, radio, TV).
- Agenzie di stampa: Spesso interessate a notizie di particolare rilievo, specialmente se di rilevanza nazionale o internazionale.
- Influencer, blogger, youtuber: Nel caso in cui il target sia il mondo del web e dei social.
4.2 Modalità di invio
- Email diretta: È il canale più utilizzato. Preparare una breve mail di presentazione (un paio di frasi che introducano la notizia) con il comunicato stampa allegato in formato PDF o Word (oppure incollato nel corpo dell’email).
- Oggetto dell’email: Breve, chiaro, possibilmente differenziato da un oggetto generico. Evitare i soggetti “urgenti” o “importanti” se non è realmente il caso, perché rischiano di finire in spam o essere ignorati.
- Corpo dell’email: Poche righe per spiegare il contenuto del comunicato, invogliare alla lettura e fornire i contatti.
- Piattaforme di distribuzione: Esistono servizi dedicati all’invio di comunicati stampa a liste di contatti aggiornate costantemente (ad esempio Cision, Business Wire, PR Newswire, e altri). Questi servizi possono ampliare notevolmente la copertura mediatica.
- Social media: Non è un canale primario per l’invio ufficiale, ma dopo l’invio ai giornalisti, puoi condividere il contenuto del comunicato (o una sintesi) sui tuoi canali social, rimandando al testo completo sul sito.
4.3 Timing e follow-up
- Timing: Evita di inviare comunicati stampa in orari “morti” (tardi la sera, durante i weekend o nei periodi di festa). I giorni centrali della settimana (martedì, mercoledì, giovedì) sono spesso i migliori per raggiungere i professionisti.
- Follow-up: Scrivere o telefonare ai giornalisti dopo qualche giorno per accertarsi che abbiano ricevuto il comunicato può essere utile, ma senza essere invadenti. Un’e-mail di reminder, breve e cortese, a volte fa la differenza.
5. Modelli ed esempi pratici
Di seguito, proponiamo due format di comunicato stampa. Il primo è più “classico” e istituzionale, il secondo è leggermente più informale e adatto a contesti legati al lifestyle o a eventi culturali.
5.1 Esempio di comunicato stampa istituzionale
[LOGO AZIENDA O ENTE]
COMUNICATO STAMPA
Titolo: IncluderequiuntitolochiaroeconcisoIncludere qui un titolo chiaro e concisoIncluderequiuntitolochiaroeconciso
Sottotitolo: EventualesottotitolosenecessarioEventuale sottotitolo se necessarioEventualesottotitolosenecessario
Luogo, data (es. “Milano, 30 gennaio 2025”)
Lead (Incipit):
Chi/Cosa/Quando/Dove/Perché: in poche righe, spiegare la notizia principale. Esempio:
“L’azienda XYZ, leader nel settore delle energie rinnovabili, annuncia oggi il lancio di un nuovo impianto solare a impatto zero in provincia di Milano, che permetterà di ridurre le emissioni di CO2 di oltre il 20% nel primo anno di attività.”
Corpo del testo:
Spiegare nel dettaglio la notizia, fornendo numeri e informazioni utili.
- Descrizione più approfondita dell’impianto e della tecnologia.
- Impatto ambientale e benefici per la comunità locale.
- Citazioni di portavoce o autorità locali.
“Siamo molto orgogliosi di questo progetto – commenta Mario Rossi, CEO di XYZ – perché rappresenta un passo concreto verso un futuro più sostenibile…”
Conclusione e call to action:
Riassumere i punti principali e invitare a ulteriori azioni (per esempio, invitare alla conferenza stampa di presentazione o a visitare un sito web).
“Per approfondire i dettagli, scaricare la brochure informativa dal nostro sito www.xyz.com e partecipare all’evento di inaugurazione il prossimo 15 febbraio.”
Chi siamo – [BOILERPLATE]
Breve descrizione dell’azienda: anni di attività, settore, mission, risultati significativi, eventuali sedi, premi e riconoscimenti.
Contatti stampa:
- Nome e cognome del referente
- Telefono
- Sito web / Social media (se rilevante)
5.2 Esempio di comunicato stampa per evento culturale / lifestyle
[LOGO ORGANIZZAZIONE / ASSOCIAZIONE]
COMUNICATO STAMPA
Titolo: “La magia del Cinema all’aperto: al via la rassegna estiva nel Parco Comunale”
Luogo, data (es. “Roma, 30 gennaio 2025”)
Lead:
“L’Associazione Culturale Cinestars e il Comune di Roma annunciano l’apertura della rassegna ‘Cinema sotto le stelle’, un evento imperdibile che dal 10 giugno animerà le serate estive con proiezioni di film classici e anteprime nazionali.”
Corpo del testo:
- Dettagli dell’evento (date, orari, programma delle proiezioni).
- Eventuali ospiti speciali (registi, attori, critici cinematografici).
- Collaborazioni con enti, sponsor o partner locali.
“Ogni venerdì sera, dalle ore 20.30, il Parco Comunale si trasformerà in un cinema all’aperto con 200 sedute, aree street food e momenti di animazione per i più piccoli.”
Citazione:
“Siamo felici di regalare alla comunità un’esperienza culturale e aggregativa di alta qualità – commenta Chiara Bianchi, Presidente di Cinestars – e contiamo di raggiungere oltre 10.000 spettatori nell’arco di tre mesi.”
Conclusione/Call to action:
“Per il programma completo, consultare il sito ufficiale www.cinestars.it. L’ingresso alle proiezioni è gratuito. Non mancate!”
Chi siamo – [BOILERPLATE]
Breve descrizione dell’Associazione Culturale Cinestars, data di fondazione, mission, principali progetti realizzati.
Contatti stampa:
- Nome Referente Stampa: Anna Verdi
- Tel: 333 1234567
- Email: stampa@esempio.it
6. Consigli pratici e best practice
- Personalizzare: Evita di inviare comunicati generici o di usare un unico testo per ogni contatto. Aggiungere qualche riga dedicata alla specifica redazione o giornalista può migliorare l’attenzione.
- Usare un tono coerente con il brand: Se sei un’azienda tech innovativa, un tono più smart e dinamico potrebbe essere efficace. Se sei un ente governativo, mantieni uno stile più formale.
- Evitare comunicati troppo frequenti: Se invii troppi comunicati stampa in un breve lasso di tempo, rischi di essere ignorato. Diffondi contenuti solo quando hai davvero notizie rilevanti.
- Inserire contenuti multimediali: Può essere utile includere (o fornire un link a) immagini, loghi in alta risoluzione, brevi video. Questo facilità il lavoro dei media e rende più visibile la notizia.
- Verificare la grammatica e l’ortografia: Un comunicato con errori di ortografia o di grammatica mina la credibilità. Investi qualche minuto per la revisione.
- Misurare i risultati: Monitora la copertura mediatica (articoli pubblicati, menzioni, interviste). Questo ti aiuta a capire cosa funziona e cosa migliorare la volta successiva.
7. Conclusioni
Scrivere e diffondere un comunicato stampa richiede cura, precisione e strategia. Non si tratta semplicemente di “inviare un testo a tutti i giornalisti”, bensì di creare contenuti di valore, utili e notiziabili, e di recapitarli alle persone giuste nel momento più opportuno. Se ben fatto, il comunicato stampa può generare ottima visibilità, opportunità di pubblicazione, interviste e rafforzare l’immagine e la reputazione di chi lo emette.
Investire tempo e risorse per strutturare correttamente un comunicato stampa, scriverlo con uno stile professionale ed efficace, e distribuirlo in modo mirato è, ancora oggi, una delle leve più importanti nel mondo delle relazioni pubbliche e dell’ufficio stampa. Sia che tu rappresenti una grande azienda, una piccola start-up o un’associazione culturale, un buon comunicato stampa può aiutarti a fare la differenza, ad emergere e a far conoscere le tue attività e i tuoi progetti a un pubblico sempre più ampio.
Buona scrittura e buona diffusione!