Lettere formali già fatte: esempi e come impostarle

Scrivere lettere formali non è mai stato così semplice, se sai come muoverti fin dall’inizio. In questo articolo vedremo insieme come impostare correttamente la pagina, la struttura del testo e la formula di chiusura più adatta. Perché, anche se le e-mail hanno ormai preso il sopravvento, la capacità di scrivere lettere formali ben fatte rimane una competenza decisiva: dà un’immagine professionale, aiuta a distinguersi e, soprattutto, evita fraintendimenti.

1. Perché scrivere lettere formali?

La lettera formale è il biglietto da visita con cui ci presentiamo quando abbiamo bisogno di dialogare con enti pubblici, aziende, istituzioni, o con figure professionali di alto livello. Le situazioni tipiche sono:

• Richiesta di informazioni, preventivi o appuntamenti.
• Reclami e segnalazioni verso uffici pubblici o aziende private.
• Invio di candidature, come nella classica lettera di presentazione allegata a un curriculum.
• Comunicazioni ufficiali, come confermare o disdire contratti, fissare o modificare incontri e così via.

In tutti questi casi, è importante adottare un tono professionale, chiaro e privo di ambiguità, senza rinunciare a quel tocco di personalizzazione che rende la comunicazione più vicina al lettore.

2. Impostare la pagina di una lettera formale

Anche l’impostazione grafica della lettera ha un suo peso. Di solito, nel contesto italiano, vige un’impostazione classica che prevede:

1. Intestazione del mittente: in alto a sinistra o centrata, con nome e cognome (o ragione sociale), indirizzo, recapiti (e-mail e telefono).
2. Data e luogo: a destra, subito sotto l’intestazione del mittente o più in basso, in modo che sia ben visibile (es. Milano, 8 aprile 2025).
3. Destinatario: poco sotto, a sinistra, con il nome o la denominazione dell’azienda/ente, l’indirizzo e i riferimenti necessari.
4. Oggetto (facoltativo nelle lettere cartacee, ma fortemente consigliato): una riga che sintetizzi l’argomento trattato (es. Oggetto: Richiesta di preventivo per servizio di consulenza).
5. Testo della lettera: la struttura che vedremo tra poco, organizzata in paragrafi chiari e ben separati.
6. Formula di chiusura: il saluto finale seguito dalla firma.
7. Firma: se la lettera è cartacea, la firma va apposta a penna (possibilmente in blu o nero), mentre in una e-mail formale ci si firma con nome e cognome, eventualmente indicando il ruolo aziendale.

Consiglio pratico: mantieni margini ampi (2-2,5 cm per lato) per dare un aspetto più professionale e facilitare la lettura. Un font semplice e chiaro (Times New Roman, Arial, Calibri) è l’ideale. Se stai usando la posta elettronica, evita troppi colori o font particolari.

3. Struttura di una lettera formale

Oltre all’impostazione grafica, una lettera formale dovrebbe seguire uno schema logico ricorrente:

1. Formula di apertura: “Gentile/Gentilissimo/a Sig./Sig.ra/Dr./Dott.ssa [Cognome],” oppure, se ci si rivolge a un ufficio o a un ente, “Spett.le [Nome Ufficio/Azienda],”.
2. Introduzione al motivo: qui spieghi perché stai scrivendo (richiesta, chiarimento, lamentela…).
3. Corpo centrale: fornisci tutti i dettagli utili, esponendo i fatti in modo logico e conciso. Se necessario, suddividi il contenuto in paragrafi brevi o in elenchi puntati.
4. Conclusione: specifichi cosa ti aspetti dal destinatario, se desideri una risposta, un incontro o una conferma.
5. Formula di chiusura: tipicamente “Cordiali saluti”, “Distinti saluti”, ecc.
6. Firma: il tuo nome, cognome e, se necessario, ruolo o dipartimento.

4. Esempi di lettere formali già pronte

Esempio 1: Richiesta di informazioni

Mittente (in alto a sinistra)
Mario Rossi
Via Verdi, 10
20121 Milano (MI)
Telefono: 02XXXXXX / E-mail: mariorossi@email.it

Data (in alto a destra)
Milano, 8 aprile 2025

Destinatario (a sinistra)
Spett.le Azienda XYZ
Ufficio Customer Care
Via Bianchi, 25
00100 Roma (RM)

Oggetto: Richiesta di informazioni su servizio di consulenza

Gentile Ufficio Customer Care,
desidero ricevere maggiori informazioni in merito ai vostri servizi di consulenza per la pianificazione strategica aziendale. In particolare, vorrei conoscere i costi approssimativi e le tempistiche per l’elaborazione di un piano personalizzato.

Vi sarei grato se poteste fornirmi un preventivo dettagliato o indicarmi eventuali modalità di abbonamento. Qualora fossero necessarie ulteriori informazioni da parte mia, resto a completa disposizione.

In attesa di un gentile riscontro, porgo cordiali saluti.

Firma
Mario Rossi

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Esempio 2: Lettera di reclamo

Mittente
Giulia Verdi
Via delle Rose, 15
10100 Torino (TO)
Telefono: 011XXXXXX / E-mail: giuliaverdi@email.it

Data
Torino, 8 aprile 2025

Destinatario
Spett.le Servizio Clienti
Società di Erogazione Servizi Internet
Via Rossi, 50
00100 Roma (RM)

Oggetto: Reclamo per interruzioni di servizio frequenti

Egregi Signori,
con la presente desidero segnalare una serie di interruzioni alla vostra rete Internet, verificatesi ripetutamente durante l’ultima settimana. Questi disservizi hanno causato notevoli disagi allo svolgimento della mia attività professionale.

Vi chiedo cortesemente di effettuare tutte le verifiche necessarie e di fornirmi informazioni sulle misure che intendete adottare per risolvere la problematica in modo definitivo.

Rimanendo in attesa di un Vostro cortese riscontro, porgo distinti saluti.

Firma
Giulia Verdi

5. Come concludere una mail formale “resto a disposizione”?

Chiudere una e-mail formale con un’espressione che inviti il destinatario a chiedere ulteriori chiarimenti o informazioni è un segno di disponibilità e professionalità. Alcune formule molto utilizzate sono:

• “Resto a disposizione per eventuali chiarimenti e ulteriori informazioni.”
• “Sono a disposizione per qualsiasi necessità o approfondimento.”
• “Per qualunque altra informazione, non esiti a contattarmi.”

L’importante è trasmettere l’idea che vuoi dare supporto e che sei pronto a ricevere feedback. Evita però frasi troppo generiche o, al contrario, rigide. L’effetto finale dev’essere cordiale, non troppo distaccato.

6. Come si dice “aspetto una risposta” in modo formale?

Quando vuoi concludere sottolineando che attendi una risposta, puoi utilizzare formule più eleganti:

• “In attesa di un gentile riscontro, porgo distinti saluti.”
• “Rimanendo in attesa di un Vostro cortese riscontro, Vi porgo i miei saluti.”
• “Confidando in una Vostra gradita risposta, colgo l’occasione per porgere cordiali saluti.”

Queste frasi esprimono la volontà di ricevere un seguito, senza essere troppo aggressive o invadenti. Ricorda che la gentilezza paga sempre, specialmente in un contesto formale.

7. Conclusione

Per scrivere una lettera formale chiara, professionale e di impatto, servono poche semplici regole: una struttura logica, un uso accurato del linguaggio e un’impaginazione pulita. Non dimenticare di indicare con precisione il mittente e il destinatario, di specificare l’oggetto e, soprattutto, di concludere con formule di cortesia adatte. Che si tratti di un reclamo, di una richiesta di preventivo o di un invito, la lettera formale va concepita come un documento che deve essere immediatamente comprensibile e, possibilmente, piacevole da leggere.

Se hai dubbi su come impostare una certa lettera o se vuoi essere certo di usare espressioni del tutto corrette, ricordati che esistono risorse online e manuali di stile utilissimi, ma l’esperienza personale e la pratica costante rimangono le tue armi migliori per imparare a comunicare in modo sempre più efficace.

Sperimenta, rileggi e, se possibile, chiedi anche un parere a un amico o a un collega prima di inviare la tua lettera definitiva. Buona scrittura!