La scena è questa. Sono in macchina e alla radio passano un’intervista che mi interessa parecchio. Penso che devo assolutamente segnarmi il nome del tizio che sta parlando e cercare il suo lavoro. Accosto, perché devo scrivermelo… Ma dove me lo segno?
L’esitazione in questi casi è letale. Devo approfittare di quella che chiamo “interruzione volontaria”, quando ci fermiamo pochi secondi per non perdere un’idea che vogliamo ritrovare più tardi.
O te lo scrivi, o te lo scordi.
Non è che ho un problema di memoria, non più di te che stai leggendo. Per fortuna, me la cavo bene a ricordare le cose: l’intervista l’ho ascoltata benissimo, ma il problema che ho è pratico. Voglio assicurarmi di salvare quel nome dal dimenticatoio, ma non ho un posto dove metterlo. Se uso un’app a caso, un foglietto di carta volante, una nota a margine del libro che ho nello zaino… Sarà come non avere scritto quell’appunto. C’è una buona possibilità che lo perderò in mezzo a tutto il resto.
Che cos’è il parcheggio mentale?
Il parcheggio mentale è un posto unico, temporaneo e volutamente disordinato dove raccogli tutto quello che ti passa per la testa durante la giornata, prima di decidere che farne. Cose da fare, persone da ricontattare, frasi lette da qualche parte, idee per un progetto, domande a cui non sai ancora rispondere.
Nel mio libro edito da Hoepli “La scrittura geniale“, il parcheggio mentale è il protagonista della prima fase del metodo S.P.A.C.E., quella che abbiamo chiamato SCRIVI. Ma il nome tecnico conta poco. Quello che conta è l’immagine che ti voglio trasmettere: il traffico cognitivo che hai in testa deve poter accostare l’idea da qualche parte, proprio come io ho accostato l’auto.
Un parcheggio, per definizione, non è un garage e non è un museo. Le auto entrano ed escono. Se non escono mai, dopo un po’ il parcheggio si ingolfa e non entra più nessuno. Il parcheggio è per definizione temporaneo, affidabile, sicuro. O così dovrebbe essere.
Perché dimentichi le idee che ti sembravano importanti?
Perché il tuo cervello non è un archivio, è un generatore di idee. David Allen, nel suo libro Getting Things Done (Detto, fatto), lo dice in una formula che è diventata famosa: la mente serve per avere le idee, non per conservarle.
Allen chiama open loop, cicli aperti, tutte quelle cose che hai promesso a te stesso o ad altri e che non hanno ancora un posto dove stare. Ogni open loop consuma energia mentale, perché una parte di te continua a controllare che sia ancora lì e che non ti sfugga via.
È lo stesso meccanismo di cui ti ho parlato nell’articolo sull’interruzione volontaria: la tensione cognitiva descritta da Zeigarnik e Ovsiankina quasi cent’anni fa. Un compito lasciato aperto continua a richiamare la nostra attenzione.
E allora facciamo quello che facciamo tutti. Pensiamo “questa me la devo ricordare!” e poi torniamo a scrollare il feed. Dopo tre minuti ci aspetta l’oblio. Cosa dovevamo ricordare?
Che cos’è un sistema fidato
Qui arriviamo a un punto che secondo me viene troppo spesso dato per scontato quando si parla di produttività e di annotazione. Non basta scrivere per ricordarsi di fare una cosa… Devi scrivere in un posto fidato.
Allen lo chiama trusted system, sistema fidato, e la definizione è più severa di quanto sembri: un sistema di cui ti fidi è un sistema in cui puoi mettere tutto, che sai di poter ritrovare, e che non ti costringe a tenere un secondo elenco mentale delle cose che potrebbero essersi perse nel primo sistema che hai usato.
Nel mio libro elenco quattro condizioni che un sistema deve rispettare.
- Devi accedervi in fretta. Un dispositivo facile da trasportare e semplice da usare. Se per scrivere una riga devi sbloccare il cellulare, cercare l’app, aspettare che si carichi, forse non la userai spesso quanto dovresti.
- Deve essere a prova di futuro. Deve essere accessibile anche fra due anni, non solo stasera. I bigliettini sul frigorifero non sono un sistema affidabile. Mi spiace, romantico copywriter che mi stai leggendo.
- Deve essere controllato da te. Solo tu decidi cosa si cancella. Nessun altro, e nessun aggiornamento software può cambiare questa cosa.
- Deve essere privato. Scrivere per pensare significa scrivere senza filtri, e i pensieri in lavorazione fanno una pessima figura fuori contesto.
Si parla tanto di sicurezza informatica e ci siamo dimenticati il vecchio detto “carta canta”: ricordati che un taccuino non ha password, e quello che ci scrivi dentro è leggibile da chiunque lo trovi. Non è un buon motivo per non usare la carta, ma forse è un buon motivo per mettere una chiave a quel cassetto della scrivania.
Qaunti sistemi devo usare?
Uno. Uno solo. E semplice come una crostata della nonna.
Chi comincia tende a fare l’esatto contrario: scarica quattro applicazioni, ne prova due, usa per tre mesi le altre due, e poi smette concludendo che il problema erano le app.
Io, per esempio, da anni uso un sistema ibrido, un taccuino e-ink, più un’app che uso su smartphone e pc. Tutto quello che scrivo a mano e che digito sulla tastiera, finisce nella stessa applicazione. Quando ho cominciato, però, l’ho fatto da un piccolo taccuino di carta.
Non partire con lo shopping compulsivo di app e device. Un taccuino e una penna bastano per cominciare, oppure puoi usare l’app di note del tuo computer… E quando avrai capito il valore di avere uno strumento unico per annotare tutto quello che ti passa per la testa, quando capirai come lavori sui tuoi appunti, potrai costruirti un sistema distribuito, ovvero potrai usare strumenti diversi e farli lavorare insieme.
C’è una frase che ripeto spesso ai miei studenti: i principi vengono prima dei sistemi. Il principio qui è che i pensieri devono avere un posto dove andare, perché dalla testa ci passano soltanto. Non ci rimangono. Lo strumento che usiamo è una conseguenza, e cambierà a seconda delle nostre esigenze nel corso della vita.
Cosa ci parcheggio in un parcheggio mentale?
Te lo mostro, così eviti di immaginartelo più complicato di quello che è.
In questo momento nella cartella del mio sistema, che si chiama proprio /SCRIVI, ci sono note intitolate “vanity project”, “bias dell’early adopter”, “link applicazione operatore telefonico”, “scrivere è quasi telepatia?”, “orario eco sportello comunale”, “intervista per il blog di Beatrice da consegnare entro martedì”.
Guarda che roba. Una riflessione appena abbozzata sui progetti portati avanti per pura vanità, un appunto già maturo pieno di citazioni scientifiche, un promemoria, una domanda a cui non ho ancora risposto, una consegna con una scadenza vera e propria che dovrei esportare sul calendario.
Alcune di queste note sono vuote. C’è solo il titolo. Le ho create sapendo che ci avrei scritto dentro nei giorni successivi.
Questo è il punto che rende il parcheggio mentale diverso da una to-do list. Una to-do list contiene solo compiti da svolgere. Qui dentro invece metto tutto quello che mi è passato per la testa e diventerà qualcosa: domande, spunti, mezze frasi, idee mie o di altri, frammenti di letture, eventi e to-do list.
La varietà di automobili in questo parcheggio è la condizione che lo rende utilizzabile e infallibile… Ma c’è una condizione fondamentale per farlo funzionare bene.
Il parcheggio va svuotato
Se non lo svuoti smette di essere un parcheggio e diventa una discarica.
È un errore comune di chi comincia a lavorare sull’organizzazione dei propri compiti e delle idee. Si prende l’abitudine di accumulare le informazioni, Christian Tietze l’ha chiamato “la fallacia del collezionista”. Si riempie il parcheggio con duecento note, e poi si smette di aprire il taccuino o l’applicazione, perché tutte quelle informazioni non processate ci mettono ansia. A quel punto perdiamo fiducia nel sistema e soprattutto in noi stessi.
Nel metodo S.P.A.C.E. il passaggio successivo a SCRIVI si chiama PIANIFICA, e serve esattamente a questo: prendere quello che hai parcheggiato e decidere cosa farne. Questo appunto diventa un evento in calendario. Questo link lo butto, perché a mente fredda decido che non mi serve più a niente. Questa idea, invece, merita di diventare una nota vera e propria, da riprendere più avanti perché devo farci sopra una ricerca. Questa invece non è una nota normale, è serie di cose da fare: un progetto!
Non serve avere un rituale complicato per processare il tuo parcheggio mentale. Serve scegliere un momento, anche breve, in cui svuotarlo. Puoi farlo anche un poco alla volta. Io provo a farlo la sera, o alla fine della giornata lavorativa. E quando non ci riesco so che le mie note saranno lì il giorno dopo, esattamente dove le ho lasciate. Che poi è tutto quello che chiedo a un sistema.
Se vuoi provare la versione minima del mio metodo, che a me è servito per non dimenticare più niente e costruire centinaia e centinaia di articoli e una dozzina di romanzi, fai così.
Scegli un posto solo, uno solo. Il primo che ti viene in mente, e per sette giorni scrivi lì dentro ogni cosa che ti passa per la testa e che ti sembra valga la pena di essere ricordata. Non organizzare niente, per ora. Non cancellare niente. Tornaci sopra se serve, oppure rivedilo alla fine della settimana.
Avrai davanti una fotografia abbastanza precisa di cosa ti sta occupando la testa, mentre fai quello che devi fare. Per la mia esperienza, questo momento di scoperta è il momento in cui la maggior parte delle persone smette di considerare gli appunti una questione poco importante e comincia a vedere quanto siano fondamentali per la nostra vita, sia privata che lavorativa.
Ricorda: se non l’hai scritto, l’hai soltanto pensato!
Fonti citate:
Allen D., Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.
Zeigarnik B., Psychologische Forschung, 1927.
Ovsiankina M., Die Wiederaufnahme unterbrochener Handlungen, Psychologische Forschung, 1928.
Tietze C, The Collector’s Fallacy, zettelkasten.de, 2014.
