Ecco una cosa a cui spesso non diamo abbastanza attenzione. Organizzare un’agenda significa scrivere. Quando riempiamo le pagine di appuntamenti, stiamo cercando di immaginare e dare un senso alle nostre giornate. È scrittura. Stiamo scrivendo il prossimo capitolo della nostra vita. L’agenda è una delle pratiche più efficaci per gestire il tempo — o meglio per gestirsi nel tempo — e vivere meglio. Non facciamo che rincorrere il tempo che passa, quando poi lo raggiungiamo ci rendiamo conto che stavamo rincorrendo la nostra stessa coda, come i cani quando giocano. Per smettere di correre a vuoto basterebbe fermarsi. È così semplice! E visto che ci sei puoi anche spendere un po’ di sforzi a pianificare. In questo articolo ti guiderò attraverso i passi fondamentali per sfruttare al meglio la tua agenda, sia per la vita personale, sia per il lavoro. Dalla prossima riunione al romanzo che hai nel cassetto, dal programma di allenamento fino alle pulizie di casa. Scrivere ti permetterà di fare meglio.
A cosa serve l’agenda?
L’agenda è uno strumento potente per prendere il controllo della tua vita. Ci confondiamo spesso le idee pensando che la cosa più importante sia ricordare le scadenze, non dimenticare. In realtà, il motivo più importante per scrivere un’agenda è quello di fare chiarezza tra ciò che è importante e ciò che invece può aspettare. In altre parole, priorizzare. L’agenda serve a:
- Pianificare, visualizzare gli impegni e gli obiettivi, evitando il sovraccarico e la procrastinazione.
- Liberare la mente, annotare impegni e attività ti permette di ridurre lo stress e la sensazione di avere troppe cose da ricordare.
- Raggiungere obiettivi, pianificare significa anche tenere traccia dei progressi e capire come raggiungere i tuoi traguardi.
Cosa si scrive in un’agenda?
L’agenda è uno spazio in cui puoi annotare tutto ciò che ti serve per organizzare la tua giornata. Ecco cosa non dovrebbe mai mancare:
- Appuntamenti e scadenze, in cui puoi indicare orari, luoghi e persone coinvolte per ogni incontro o impegno che hai preso. Sarà come una mappa per il tuo futuro.
- To-do list, scrivi elenchi di promemoria. Dalle attività quotidiane che puoi suddividere tra personali e lavorative ai singoli progetti che vuoi portare a termine. Puoi diventare granulare quanto desideri.
- Obiettivi, è utile in questo contesto pensare anche agli obiettivi che ti sei dato. Possono essere obbiettivi dipendenti a scalare. Obbiettivi della settimana, del mese, dell’anno. Io per esempio parto dagli obbiettivi di vita, poi elenco quelli a dieci, cinque, tre anni. Infine mi occupo di quelli per l’anno in corso… Ma tu fai come preferisci!
- Note e riflessioni, uno spazio molto importante che puoi lasciarti nella tua agenda giornaliera. Qui puoi scrivere appunti veloci, commenti sulle cose che hai fatto, le persone che hai incontrato, idee e pensieri che ti vengono in mente durante la giornata.
Come organizzarsi con un’agenda?
Per utilizzare al meglio l’agenda, è fondamentale avere un metodo. Io ne propongo uno nel mio libro “La scrittura geniale“, si chiama S.P.A.C.E. ma partiamo da alcuni suggerimenti pratici validi per tutti.
- Pianifica in anticipo: dedica qualche minuto la sera prima o la domenica per organizzare gli impegni della settimana. Segna gli appuntamenti fissi e lascia spazi liberi per imprevisti o pause.
- Suddividi le attività per aree di interesse/opportunità: area personale, area lavorativa, manutenzione casa e così via. Usa colori diversi o simboli che possano aiutarti a identificare subito il tipo di impegno che hai segnato.
- Rivedi e aggiorna: ogni mattina, consulta l’agenda e fai aggiustamenti se necessario. Ogni sera, verifica cosa hai fatto e prepara la giornata successiva.
- Non dimenticare te stesso: ricordati di prendere appuntamento con te stesso. Programma i tuoi momenti di relax e riflessione. L’agenda serve a organizzarci nel tempo, ma è anche il principale salvagente nella tempesta della quotidianità può aiutarti a stare a galla. Ricordati di avere cura di te.
Come organizzare gli appuntamenti di lavoro?
Gestire gli appuntamenti di lavoro può diventare una sfida, soprattutto se gli impegni sono numerosi e oggi tendono a cambiare spesso e velocemente. Ci sono molte tecniche che ti possono aiutare, ma nulla batte la buona abitudine: controlla spesso la tua agenda e non avere paura di cancellare gli impegni, di riscriverci sopra o usare dei post-it per correggere una pagina. Il tuo tempo cambia, la tua agenda cambia con te.
- Blocca le fasce orarie: dedica momenti specifici della giornata agli appuntamenti, lasciando spazi liberi per il lavoro individuale. Si chiama time-blocking.
- Priorizza gli impegni: non tutto è urgente, non è tutto importante. Impara a distinguere tra ciò che deve essere fatto prima e ciò che può aspettare.
- Utilizza strumenti digitali: sincronizza l’agenda con il calendario digitale per avere tutto sotto controllo e evitare sovrapposizioni. E se anche la tua agenda è digitale, fai in modo che i due strumenti lavorino come una cosa sola.
- Rispetta gli orari: essere puntuali non è solo una questione di rispetto per gli altri, ma anche per te stesso. Stabilisci dei limiti di tempo per ogni incontro e rispettali. Crea dei buffer anche tra una riunione e l’altra per dedicarti del tempo e prendere gli appunti necessari.
Organizzare un’agenda non è un esercizio di stile, ma una pratica quotidiana che può cambiare il modo in cui vivi le tue giornate. La scrittura è uno strumento potente per pensare davvero, non riempire le pagine della tua agenda solo con impegni. Riempile con la tua vita. Ogni parola, ogni appuntamento, ogni pensiero scritto è un modo per darti forma.
