Inviare un comunicato stampa via email è un’arte che unisce precisione strategica a comunicazione efficace. L’obiettivo è assicurarsi che il tuo annuncio sia letto e considerato rilevante dai giornalisti e dagli influencer del settore.
Dove inviare i comunicati stampa?
Prima di premere “invia”, devi sapere a chi stai inviando il tuo comunicato. Ricerca i giornalisti, i blogger, gli influencer e gli editori che si interessano al settore relativo al tuo comunicato stampa. Puoi cominciare con un’ampia lista di contatti, ma poi affinarla in base alla pertinenza e al passato interesse per argomenti simili. Gli strumenti online e le piattaforme di distribuzione dei comunicati stampa possono anche aiutarti a raggiungere un pubblico più ampio.
Quanto tempo prima si invia un comunicato stampa?
Il tempismo è cruciale. In generale, è consigliabile inviare un comunicato stampa da una a due settimane prima dell’evento o dell’annuncio che si desidera promuovere. Questo dà ai giornalisti il tempo di pianificare e, se necessario, di contattarti per ulteriori informazioni. Tuttavia, non inviare troppo presto o rischierai che venga dimenticato, e non troppo tardi o potrebbe non essere più attuale.
Come scrivere una mail per comunicato stampa
La mail che accompagna il tuo comunicato stampa dovrebbe essere breve e al punto. Ecco alcuni elementi da considerare:
- Meglio comunicato allegato o nel corpo email? È consigliato inserire il comunicato stampa nel corpo dell’email per evitare problemi con allegati che possono essere bloccati o ignorati. Tuttavia, puoi allegare documenti supplementari come immagini o PDF di supporto se necessario.
- A chi inviare email con il tuo comunicato stampa Mira a persone specifiche piuttosto che a caselle email generiche. Usa la tua ricerca per indirizzare ogni email a una persona reale con interesse nel tuo settore.
- Cosa scrivere nell’oggetto email con il comunicato L’oggetto della tua email deve essere accattivante e descrivere chiaramente il contenuto del comunicato. Pensa a ciò che potrebbe catturare l’attenzione del giornalista, come un annuncio esclusivo o un evento importante.
Breve guida per scrivere l’email del comunicato stampa
- Soggetto dell’email: Inizia con un oggetto chiaro e convincente che riassuma la notizia più importante.
- Saluto personale: Personalizza il saluto usando il nome del destinatario per stabilire un contatto personale.
- Introduzione: Presenta brevemente te stesso e la tua organizzazione.
- Rilevanza: Spiega perché il comunicato è rilevante per il destinatario.
- Comunicato stampa: Inserisci il testo del comunicato nel corpo dell’email per massimizzare la possibilità che venga letto.
- Materiale supplementare: Se decidi di allegare ulteriori materiali, fai riferimento a questi nella mail e spiega il loro contenuto.
- Chiusura e contatti: Concludi con una chiusura professionale, offrendoti disponibile per ulteriori informazioni e includendo i tuoi contatti diretti.
- Post-scriptum: A volte un PS può attirare l’attenzione su un punto chiave o su un’informazione last-minute.
Segui i principi di netiquette: sii professionale, cortese e diretto. L’obiettivo è facilitare il lavoro del giornalista o dell’editore e rendere la tua notizia impossibile da ignorare.
