Quali sono le mansioni di un Assistente di Direzione? Scopriamo cosa fa questa figura ancora poco conosciuta e perché è sbagliato chiamarla supereroe
Sicuramente, ti è capitato di sentirti chiedere “Che lavoro fai?”. Quando succede agli Assistenti di Direzione, però, la conversazione può improvvisamente inaridirsi.
Panico!
Cosa fa un Assistente di Direzione? Nessuno lo sa (o solo in pochi). È una specie di segretario o segretaria tuttofare dell’Amministratore Delegato dell’azienda? Fa le fotocopie, sta in segreteria, tiene in ordine l’archivio e organizza le riunioni? Oppure è una specie di figura mitologica a metà tra il supereroe e il vigile urbano?
Alt!
Facciamo ordine e scopriamo di cosa si occupa davvero l’Assistente di Direzione, partendo dalle basi.
E, soprattutto, non chiamiamolo supereroe!
L’Assistente di Direzione: cosa fa?
È la figura che, in azienda, si occupa di gestire il tempo di manager e team di lavoro, oltre che di organizzare progetti, riunioni e comunicazioni. Di solito, si eccede con l’enfasi e si parla di “una persona con i superpoteri”.
Lasciamo da parte i film della Marvel e chiamiamo l’Assistente di Direzione col suo vero nome: una figura con competenze precise, con un ruolo di supporto organizzativo per il Management aziendale.
È il braccio destro (e a volte anche sinistro) del capo: la persona che tiene le redini dell’organizzazione e fa sì che tutto fili liscio. Senza, però, mantelli, “S” sul petto, ragnatele o armature: semplicemente, possiede una serie di competenze di alto livello, maturate col tempo, e le usa per gestire ogni situazione.
Non esiste, però, un unico tipo di Assistente di Direzione: possiamo parlare, infatti, di una miriade di figure diverse, ognuna con le proprie skill.
C’è l’Assistente di Direzione al Presidente, ad esempio, che si destreggia tra consigli di amministrazione e strategie aziendali; l’Assistente di Direzione al Direttore Finanziario, un mago dei numeri e dei bilanci; oppure, l’Assistente di Direzione al Direttore Commerciale, sempre pronto a supportare la rete vendita con entusiasmo e proattività.
Ogni dirigente ha le sue esigenze, le sue priorità e il suo stile di lavoro: compito dell’Assistente di Direzione è anche adattarsi a queste caratteristiche. Insomma, parliamo di un vero fuoriclasse capace di risolvere problemi, anticipare necessità e supportare il proprio capo in ogni situazione.
Che competenze deve avere un Assistente di Direzione?
Deve avere una solida base di competenze tecniche, come la conoscenza dei principali strumenti informatici (pacchetto Office, software di gestione della posta elettronica, ecc.), la capacità di redigere documenti e presentazioni di qualità e la conoscenza dell’inglese.
Ma non basta: per eccellere, deve avere anche una serie di soft skills, competenze trasversali che riguardano la sfera personale e relazionale.
Parliamo di capacità di organizzazione e pianificazione (fondamentali per gestire un’agenda complessa e rispettare le scadenze), capacità di comunicazione (per interagire efficacemente con colleghi, clienti e fornitori), capacità di problem solving (per trovare soluzioni creative e immediate ai problemi che si presentano) e, last but not least, una buona dose di intelligenza emotiva (per capire le esigenze del proprio capo e anticiparne le reazioni).
Più che un novello Superman, quindi, l’Assistente di Direzione è una persona con un mix di competenze tecniche e personali, che lo rendono un professionista completo e versatile. In poche parole, una risorsa fondamentale per l’azienda.
Quali sono le mansioni di un Assistente?
Tra le sue mansioni troviamo, ad esempio, la gestione dell’agenda del manager: si occupa, infatti, dell’attività organizzativa togliendo un peso al suo capo, che può quindi concentrarsi sulla strategia.
Gestisce le mail, sposta i meeting, organizza il tempo: funge da braccio destro e può sostituire il dirigente nelle comunicazioni, dove necessario, senza che lui debba preoccuparsene.
Coordina, inoltre, anche la comunicazione, sia interna che esterna: un compito delicato che richiede tatto, diplomazia e una buona dose di pazienza.
L’Assistente di Direzione: una figura in continua evoluzione
Per rimanere al passo con i tempi, un Assistente non può adagiarsi sugli allori, ma investire sempre nella propria formazione.
È importante, infatti, partecipare a Master e corsi di aggiornamento dedicati agli Assistenti di Direzione, per approfondire le proprie conoscenze e acquisirne di nuove.
Masterclass, workshop e seminari permettono, infatti, di confrontarsi con altri professionisti del settore e di lavorare sullo sviluppo delle proprie soft skills.
Non deve tralasciare, infine, l’importanza del networking: partecipare a eventi e fiere di settore è un’ottima opportunità per conoscere nuove persone, scambiare idee e trovare nuove opportunità di crescita professionale.
Tutto questo lo porta ad essere una figura fondamentale su cui si fonda il successo di un’azienda… anche senza superpoteri!
