Oggi più che mai viviamo le nostre vite con una concezione del tempo soggettiva.
La maggior parte di noi, dei nostri clienti o dei nostri colleghi, scandisce il proprio tempo non con il rintocco di un romantico orologio meccanico di inizio secolo e non lo facciamo neppure con il silenzioso vibro-allarme aptico del nostro smartwatch. Sarebbe troppo facile, così. Anche perché la misura del tempo, negli anni, non è cambiata. Un secondo dura più o meno un secondo da diverse centinaia di anni. Una giornata dura ancora più o meno ventiquattro ore, come quando nostro nonno tornava dal campo dopo la semina. Allora? Cosa ci sta succedendo? Che fine ha fatto il nostro tempo?
IL NOSTRO TEMPO IMPRIGIONATO
È finito dentro i nostri cellulari. Nella velocità dei processori, nella capacità di download e upload simmetrico della fibra ottica. Nell’istantaneità della messaggistica.
Siccome ti posso mandare una mail in pochi istanti, mi aspetto che tu la legga in pochi istanti. Interrompendo quello che stai facendo. Interrompendo continuamente.
Il battito dei secondi viene così continuamente interrotto dalle notifiche, dalle richieste dell’ultimo minuto, dalla velocità delle nostre macchine che spesso confondiamo con la velocità con la quale dovremmo portare a termine il nostro lavoro.
Il multitasking ne è un esempio tipico. Fantastico per le macchine, ma non per il nostro cervello. Fioccano gli studi di neuroscienze che ne parlano. Eppure… eppure le nostre necessità, come knowledge worker che operano (spesso) in remoto è quella di organizzare il nostro lavoro usando le nostre macchine e gestendo l’immediatezza della rete.
LIBERARE IL TEMPO DELLA PRODUTTIVITÀ
Possiamo farci aiutare da due fondamentali strumenti, per questo.
Un metodo e qualche app.
Un metodo che io utilizzo è quello che prende spunto dal GTD di David Allen, il metodo Getting Things Done, basato sulle liste, ma soprattutto su un flusso di lavoro molto intuitivo.
Il primo passo è svuotare la testa. Tutto quello che dobbiamo fare, vogliamo fare, dovremmo fare, o che semplicemente ci viene in mente… finisce in un unico posto. Un contenitore, un Inbox.
Io uso la mia app note, adesso, ma ottimi strumenti per questo sono le app Evernote e Todoist, che abbinate permettono una perfetta sinergia nei passaggi successivi.
La prima cosa da fare è svuotarsi la testa (CAPTURE). E la seconda è andare a vedere periodicamente che cosa abbiamo messo dentro il nostro Inbox e chiarire di cosa si tratta (CLARIFY) per poi organizzarlo (ORGANIZE).
Come lo organizziamo? Semplice. Se è una informazione di qualche tipo, come un link, una foto, un ricordo, un documento che ci può servire come riferimento, allora Evernote è il posto giusto. Abbiamo a che fare con materiale per il nostro personale ARCHIVIO delle informazioni. Con Evernote, che è disponibile anche in versione gratuita, potete caricare qualsiasi tipo di informazione dentro una singola pagina di testo, anche appunti audio, oppure potete creare dei taccuini per ciascun tipo di informazioni vogliate raccogliere. Il superpotere di Evernote è il suo motore di ricerca interno, che nella versione PLUS riesce anche a leggere i vostri documenti PDF grazie all’OCR, il riconoscimento delle parole. Non perderete più alcuna informazione!
Ok, ma se l’appunto che mi sono fatta riguarda qualcosa che devo fare? Semplice anche questo. Se è una cosa che possiamo svolgere in 2 minuti la facciamo! Se invece è un ‘task’ che prende più tempo, allora sarà una delle nostre PROSSIME AZIONI, io uso Todoist per questo tipo di lista. Metto tutte le mie prossime azioni in questo programma versatilissimo di promemoria a checklist, estremamente ‘leggero’ e dalla grafica pulita e rilassante. Per ogni promemoria posso ovviamente fissare una scadenza e un avviso sonoro. Anche in questo caso Todoist ha una versione gratuita che fa il suo dovere. Provatela.
Va bene, ma se l’appunto che mi sono segnata non contiene in sè una sola azione, ma più di una? Come per esempio ‘rivedere la piattaforma affiliazioni del tool’… come faccio? Semplice, anche stavolta. Si tratta di un progetto, mi basterà creare un progetto su Todoist, che alla fine è solo una cartella contenente altri ‘task’, e scrivere sotto forma di lista tutti i vari passaggi che mi serviranno per arrivare al completamento.
Io faccio così, se poi per il progetto avessi bisogno di salvare informazioni, appunti, mail, ecc. mi basterà creare un taccuino su Evernote con lo stesso nome del progetto su Todoist e inserire il materiale di riferimento che mi interessa.
LO STRUMENTO PIÙ IMPORTANTE
C’è un’altra possibilità, un’altra strada che può prendere il mio appunto in Inbox. Potrebbe essere un appuntamento… in quel caso, bisognerà ricorrere a una tecnologia che non passa mai di moda! L’agenda, o se preferite il vostro calendario. Io uso Google Calendar, per segnare i miei impegni e condividere quelli comuni insieme a mio marito, abbiamo creato un calendario condiviso e ci siamo dati la possibilità di visualizzare gli impegni reciproci. Non volete fare sapere al resto della famiglia che alle 16:00 avete appuntamento per tagliare i capelli? Non vi preoccupate, potete anche scegliere di mantenere il contenuto dell’impegno privato, ma almeno vostro marito saprà che a quell’ora non potrete dare da mangiare ai gatti.
Ah, mio marito come calendario preferisce Fantastical, lui è un Mac-Addict e pare che si tratti di un’ottima app che si sincronizza perfettamente con Google Calendar e con i suoi Reminders di iPhone. Parla spesso con Siri, lui, e sicuramente è un buon modo per ricordarsi cose da fare nel breve periodo: “Ehi Siri, ricordami di chiamare di nuovo Fabio”, “Ehi Siri, timer di 15 minuti per la torta nel forno”. Si può fare anche con Google Assistant, per gli utenti Android… ma un consiglio: ricordatevi che qualsiasi appunto vi venga alla mente, conviene che finisca in un unico contenitore.
Evitate di disperdere le vostre note e tenete le vostre app di produttività connesse attraverso le loro diverse funzioni.
E ricordate gli ultimi due passaggi del flusso di GTD: rivedere periodicamente le vostre liste (REFLECT) e AGIRE sfruttando al meglio il vostro tempo, ora che vedete coi vostri occhi le cose che avete da fare (ENGAGE).
Potete anche misurare il tempo del vostro lavoro, per capire come programmare meglio i vostri task futuri. Io uso il metodo time-box Pomodoro. Ci sono diverse app che misurano il tempo – a partire dal countdown dell’orologio all’interno del nostro cellulare, – e le mie preferite sono Pomodone e Toggl.
Buon lavoro a tutte/i, e ricordate: fate una cosa alla volta, e libererete il vostro tempo aumentando la vostra produttività!
