Il comunicato stampa è ancora uno strumento principe per un’azienda o una pubblica amministrazione, per pubblicizzare servizi, prodotti o diffondere eventi. Media e blog non possono farne a meno, ma le redazioni e le caselle di posta sono intasate di testi inefficaci, lunghi e boriosi, che poco soddisfano le aspettative di giornalisti e influencer.
Il segreto per farsi notare può essere quello di differenziarsi dalla massa di scribacchini approssimativi e infarciti di scontate buzzword.
Nel nostro precedente post abbiamo cercato di ribadire quali sono i passaggi chiave per scrivere un testo professionale e come diffonderlo nel modo più efficace.
Ve li ricordate?
- Selezionare i destinatari e personalizzare il messaggio
- Utilizzare una struttura chiara e pulita, per favorire la lettura veloce
- Le keyword sono i pilastri con cui scrivere titolo, occhiello e catenaccio perfetti per catturare l’attenzione
- La notizia deve regnare sovrana: il comunicato non serve a magnificare la nostra azienda ma a far conoscere al pubblico qualcosa di quello che facciamo.
- Il lessico deve essere affidabile e professionale, scorrevole e saper emozionare.
Insomma, in due parole: rimani concentrato sul ricevente e rendigli la vita facile. Così si impennano le chance del tuo testo di essere pubblicato!
È tutto? Direi che abbiamo posto sicuramente delle buone basi, su cui costruire ogni giorno la nostra professionalità con pazienza e attenzione. Possiamo aggiungere qualche altra indicazione utile, anche in un’ottica social.
La struttura di un comunicato stampa: headline, paragrafi, virgolettati, boilerplate, contatti & Co
Abbiamo già detto molto sul fatto che un comunicato deve seguire una struttura chiara e utilizzare un lessico adeguato e professionale, inserendo nelle prime 7/8 righe tutte le informazioni basilari che potrebbero interessare il giornalista.
L’headline può essere evidenziato in bold, permettendo così ai destinatari di inquadrare immediatamente la notizia. Ricordati di inserire l’indicazione del luogo e la data. In casi molto particolari, che necessitano di più aggiornamenti nella stessa giornata, occorre specificare anche l’ora (per esempio, bollettini medici o situazioni in evoluzione).
Per rendere il testo più scorrevole, i paragrafi sono uno scheletro utile.
Nella parte centrale è ora di dare la parola ai protagonisti, anche per dare più spessore (ed emozione) al nostro comunicato. Il virgolettato ci fa uscire dall’anonimato e fornisce un volto reale alla nostra notizia: è come se fosse un’intervista trascritta. La prima volta che citi qualcuno, inserisci nome completo e qualifica; successivamente basta il cognome. Il riferimento alla persona va sempre inserito in un inciso. Per quanto riguarda il brand, è buona prassi dedicare una sezione apposita alle informazioni aziendali. Gli inglesi l’hanno battezzata boilerplate: può essere utile al giornalista per individuare facilmente valori e mission, facilitando la lettura del resto del testo. La breve ma efficace nota biografica può essere completata con il link del sito. Il logo dell’azienda, invece, può essere messo a inizio mail, soprattutto se istituzionale.
All’inizio o alla fine del comunicato stampa (ci sono scuole di pensiero diverse) non dimenticarti di inserire i tuoi contatti.
Nell’era dei social, costruire link di ritorno
Inserire il link del tuo sito nel comunicato stampa può avere un altro vantaggio: non solo permette al giornalista di approfondire, ma consente di aumentare il grado di autorevolezza e pertinenza della tua pagina. A Google piacciono i cosiddetti blacklink, ovvero i collegamenti di ritorno: se arrivano da blog di nicchia o testate giornalistiche, sono un sinonimo di popolarità e contribuiscono a meglio piazzarsi nelle SERP.
Io preferisco inserire link piuttosto che allegati, ma non è una scelta condivisa da tutti i professionisti degli Uffici stampa. C’è chi usa i PDF per preservare la propria formattazione (rendendo però possibile il copia e incolla), chi spedisce la mail con un file di word e chi con un semplice testo.
Io trascrivo il comunicato stampa come corpo della mail, in modo che il messaggio di posta sia anche meno pesante e che il giornalista possa avere al volo un colpo d’occhio d’insieme. Poi indico l’indirizzo del mio sito, anche per scaricare altri materiali quali audio e video. Allego invece le immagini (e sotto ti spiego perché).
Altri consigli, in ordine (non troppo) sparso, per il comunicato stampa
- Il comunicato stampa deve (la scelta del must è assolutamente voluta) essere scritto in un linguaggio chiaro, semplice e fluido.
- Abbiamo già detto che sono da evitare come la peste iperboli e stile ampolloso, che fanno scappare i giornalisti a gambe levate.
- Occhio, però, anche ai tecnicismi: se è necessario l’uso di termini specifici, questi vanno spiegati in dettaglio perché possano essere comprensibili anche alla famosa “casalinga di Voghera”.
- Le 5/6 W devono essere la tua Bibbia mentale, per creare un testo concreto: eventi, servizi, persone, obiettivi e progetti. Scrivi in forma attiva.
- E infine, last but not least, rileggi, rileggi e ancora rileggi. Non c’è peggior biglietto da visita di un testo pieno di refusi, sgrammaticato o infarcito di maiuscole fuoriluogo. Chiediti sempre, con distacco: io un articolo così lo leggerei?
- Spedisci possibilmente al mattino, quando le redazioni (ma anche i blogger) organizzano la propria giornata. Se devi presentare un evento, non scrivere troppo presto ma nemmeno sottodata: puoi anche accordarti telefonicamente per capire qual è la giusta misura.
L’immagine che può dire più di mille parole
Anche spedire un’immagine può rappresentare un elemento di aiuto (e quindi un benefit) per chi riceve il comunicato stampa. Evita ai giornalisti di perdere tempo a cercare fotografie pertinenti e magari libere da copyright. In un blog o sui social, poi, i contenuti visuali sono altrettanti importanti quanto il testo. Spedirne più di una, in buona qualità ma senza gravare il peso della mail, permette di diversificare la notizia da parte di chi la pubblica.
